Panduan Penggunaan

Daftar Isi

1. Tentang payslipmu
2. Panduan Karyawan
   • Masuk pertama kali
   • Mendaftar (input KTP)
   • Menunggu persetujuan HR
   • Melihat & mengunduh slip gaji
   • Email pemberitahuan
3. Panduan HR / Admin
   • Akses pertama (admin email)
   • Menyetujui registrasi karyawan
   • Mengunggah CSV slip gaji
   • Editor pemetaan kolom
   • Validasi data
   • Persetujuan & pengiriman email
   • Riwayat & monitoring
   • Kirim ulang email
4. Format CSV
   • Template & cara unduh
   • Daftar kolom
   • Aturan format
5. FAQ

1. Tentang payslipmu

payslipmu adalah aplikasi distribusi slip gaji karyawan. Alur singkatnya:

1. HR mengunggah file payroll (CSV) bulanan.
2. HR memetakan kolom CSV ke struktur slip gaji (sekali set, otomatis tersimpan untuk batch berikutnya).
3. HR memvalidasi, menyetujui, dan klik "Setujui & Kirim Email".
4. Karyawan menerima email dengan slip gaji (PDF) terlampir.
5. Karyawan juga bisa masuk ke web untuk melihat riwayat slip gaji-nya.

Dua peran utama: Karyawan (lihat slip gaji sendiri) dan HR/Admin (unggah, setujui, kirim).

2. Panduan Karyawan

2.1 Masuk pertama kali

1. Buka https://payslipmu.arisjirat.com.
2. Klik tombol Masuk dengan Google.
3. Pilih akun Google (Gmail) yang sudah didaftarkan HR — atau gunakan akun Gmail Anda untuk registrasi mandiri.

2.2 Mendaftar (input KTP)

Kalau ini login pertama Anda dan akun belum dibuat HR, Anda akan diarahkan ke halaman Lengkapi Data:

• Nama Lengkap — huruf saja (sesuai identitas).
• Nomor KTP — wajib 16 digit angka.

Klik Kirim untuk Verifikasi. Data Anda masuk antrian HR.

2.3 Menunggu persetujuan HR

Selama menunggu, Anda akan melihat halaman Menunggu persetujuan HR. Anda tidak bisa mengakses slip gaji sebelum HR menyetujui.

Bila ditolak, alasan penolakan akan ditampilkan — hubungi HR untuk klarifikasi.

2.4 Melihat & mengunduh slip gaji

Setelah disetujui, dari header klik Slip Gaji Saya:

1. Tab tahun di atas — klik tahun untuk melihat slip gaji periode itu.
2. Default ke tahun terbaru.
3. Tiap slip ditampilkan sebagai kartu dengan pratinjau PDF kecil.
4. Klik kartu → halaman detail dengan pratinjau besar.
5. Klik Unduh PDF untuk menyimpan file.

2.5 Email pemberitahuan

Setelah HR menyetujui batch baru, Anda akan menerima satu email per periode dengan slip gaji terlampir sebagai PDF — langsung di inbox Gmail Anda. Anda tetap bisa masuk ke web untuk akses riwayat.

3. Panduan HR / Admin

3.1 Akses pertama (admin email)

Akses HR ditentukan oleh daftar alamat email di konfigurasi sistem (ADMIN_EMAILS). Email yang ada di daftar tersebut otomatis menjadi admin saat login pertama dengan Google — tidak perlu approval manual.

Untuk menambah/mengganti email admin, koordinasikan dengan tim teknis (rotate Kubernetes secret + restart pod).

3.2 Menyetujui registrasi karyawan

Dari header klik HR → panel Registrasi menunggu persetujuan:

• Cek Nama, Email, KTP karyawan.
• Klik Setujui kalau benar → akun jadi aktif.
• Klik Tolak + isi alasan kalau ada masalah.

Karyawan baru bisa lihat slip gaji setelah disetujui.

3.3 Mengunggah CSV slip gaji

1. Klik HR → Kelola Slip Gaji.
2. Klik ⬇ Template CSV untuk mengunduh format kosong (lewati kalau sudah punya).
3. Isi CSV dengan data payroll bulan ini (lihat Format CSV).
4. Drag & drop file ke area unggah, atau klik untuk pilih file.
5. Tunggu sampai status batch berubah menjadi mapping.

3.4 Editor pemetaan kolom

Saat status mapping, halaman batch menampilkan editor:

• Tabel kolom — tiap kolom CSV punya Peran (KTP / Nama / Bulan / Tahun / THP / Jabatan / Golongan / NIK / Status / Perusahaan / Bank / No A/C / Atas Nama / Penghasilan / Potongan / Info / Abaikan) dan Label di PDF.
• Judul & teks — judul dokumen, nama perusahaan, judul kolom penerimaan/potongan/take-home — semua bisa diedit.
• Pratinjau — iframe live yang merender slip gaji dari baris pertama CSV menggunakan template saat ini. Update real-time setiap Anda ubah.

Pemetaan default sudah disiapkan untuk kolom-kolom standar Indonesia (GAJI POKOK, POT. PREMI JHT, dll). Kalau template CSV bawaan dipakai, tinggal klik Validasi.

Pemetaan dari batch terakhir otomatis diingat — unggahan bulan berikutnya pakai pemetaan yang sama tanpa perlu diset ulang.

Klik Validasi Semua Baris untuk lanjut.

3.5 Validasi data

Sistem menjalankan validasi per baris. Setelah selesai (status validated):

• Valid = jumlah baris yang lulus dan siap dikirim.
• Tidak Valid = baris yang gagal — lihat kolom Keterangan untuk alasan persis (misal: "KTP: harus 16 digit angka", "Take Home Pay: nilai harus angka (#REF!)").

Bila ada baris invalid yang seharusnya valid: perbaiki CSV-nya dan unggah ulang (batch baru).

3.6 Persetujuan & pengiriman email

Setelah Anda puas dengan hasil validasi, klik Setujui & Kirim Email:

1. Slip gaji disimpan permanen (status approved → released).
2. Email otomatis dikirim ke tiap karyawan, satu email per slip, dengan PDF terlampir.
3. Progres pengiriman tampil real-time di halaman.
4. Subject email: Slip Gaji [Bulan] [Tahun]. Pengirim: alamat Gmail yang dikonfigurasi (lihat tim teknis).

Email dialamatkan ke users.email milik tiap karyawan (terisi otomatis saat karyawan login Google). Bila karyawan belum pernah login, email tidak akan dikirim (akan ada warning di log).

3.7 Riwayat & monitoring

Halaman Riwayat batch menampilkan semua batch dengan informasi lengkap: nomor, periode, berkas, siapa yang upload, status, jumlah valid/invalid, jumlah slip gaji, siapa yang menyetujui + kapan.

Klik nomor batch untuk masuk ke detail:

• Riwayat aktivitas — timeline siapa upload, siapa setujui, kapan email dikirim, dengan timestamp.
• Hasil per baris — verdict tiap baris CSV (valid/invalid + alasan).
• Slip Gaji Dirilis — daftar karyawan dalam batch: nama, KTP, periode, THP, kapan dilihat, berapa kali diunduh.

3.8 Kirim ulang email

Pada batch dengan status released, tersedia tombol Kirim Ulang Email. Berguna untuk:

• Mengingatkan karyawan yang belum buka slip gaji-nya.
• Mengulang pengiriman bila SMTP sempat error sebelumnya.
• Test email pengiriman setelah perubahan konfigurasi.

Klik tombol → konfirmasi → email worker jalan ulang untuk semua slip di batch tersebut.

4. Format CSV

4.1 Template & cara unduh

Dari halaman HR → Kelola Slip Gaji, klik tombol ⬇ Template CSV. Atau unduh langsung:

⬇ Unduh Template CSV

Template berisi 31 kolom dan 3 baris contoh. Pakai delimiter ; (titik koma — default Excel Indonesia).

4.2 Daftar kolom

Bagian	Kolom
Identitas (wajib)	KTP, NAMA, MONTH, YEAR, TAKE HOME PAY
Info header	NIK, JABATAN, PANGKAT (Golongan), PTKP (Status), PERUSAHAAN
Penghasilan (8)	GAJI POKOK, TUNJANGAN HARIAN, TUNJANGAN GANIS, TUNJANGAN KESEHATAN, TUNJANGAN LAIN LAIN, PREMI PRODUKSI, TUNJANGAN MASUK HUTAN, TUNJANGAN PPH21
Potongan (10)	POT. TUNJANGAN KESEHATAN, POT. PREMI JHT, POT. PREMI JKK, POT. PREMI JKM, POT. PREMI JP 2%, POT. JKN PERUSAHAAN, POT. PREMI JHT 2%, POT. PREMI JP 1%, POT. JKN KARYAWAN, POT. PPH21
Transfer (footer PDF)	BANK, NO. A/C, ATAS NAMA

4.3 Aturan format

• Delimiter: ; atau , — terdeteksi otomatis.
• KTP: persis 16 digit angka.
• NAMA: huruf saja (tanpa angka).
• MONTH: angka 1–12 (pad nol diperbolehkan: 01).
• YEAR: 4 digit.
• Angka uang: integer (10000000) atau diformat dengan titik ribuan (10.000.000). Spasi di sekitarnya diizinkan.
• Sel kosong atau berisi - di kolom penghasilan/potongan = 0 (tidak error).
• Sel #REF! atau yang berisi huruf di kolom angka akan ditandai invalid dengan alasan jelas.
• Header dengan double-space (misal TUNJANGAN HARIAN) tetap dikenali — pemetaan default toleran terhadap variasi spasi.
• Baris kosong dilewati.

5. FAQ

Email tidak masuk ke karyawan?

• Cek apakah users.email karyawan sudah terisi (karyawan harus pernah login Google minimal sekali, atau di-import HR dengan email yang benar).
• Cek folder spam karyawan.
• Klik Kirim Ulang Email di halaman detail batch.
• Bila masih bermasalah, periksa log aplikasi (tim teknis).

Sel #REF! di CSV — apa artinya?

Itu error formula Excel yang tidak dihitung. Sistem menandai baris yang berisi #REF! di kolom angka sebagai invalid. Solusi: perbaiki di Excel (recompute / hapus referensi rusak) atau kosongkan sel sebelum export ke CSV.

Karyawan tidak terdaftar saat slip dirilis?

Slip gaji tetap tersimpan di database walaupun karyawannya belum punya akun. Saat karyawan akhirnya login Google + lengkapi KTP + disetujui HR, slip-slip yang menunggu langsung kelihatan di halaman Slip Gaji Saya. Tapi email tidak akan dikirim retroaktif — pakai Kirim Ulang Email di batch yang relevan.

Pemetaan kolom yang sudah disetel hilang saat upload berikutnya?

Tidak. Pemetaan dari batch terakhir otomatis di-copy ke batch berikutnya. Anda hanya perlu setup sekali per format CSV. Bila format CSV berubah (kolom baru / nama berbeda), kolom yang tidak cocok akan jadi "Abaikan" dan kolom baru muncul tanpa peran — tinggal mapping yang baru.

Apakah PDF bisa diubah setelah disetujui?

Tidak langsung. Slip gaji disimpan dengan snapshot label + judul saat persetujuan. Untuk mengubah, perbaiki CSV dan unggah ulang sebagai batch baru — slip dengan periode yang sama akan menimpa yang lama (dedup berdasarkan KTP + Bulan + Tahun).

Bagaimana cara memilih akun admin baru?

Edit konfigurasi ADMIN_EMAILS di Kubernetes secret payslipmu-secrets, lalu restart pod. Lihat dokumen deployment teknis.